Het komt voor, dat behoud van bijvoorbeeld een bedrijfspand met inrichting en machines niet haalbaar is. We zeggen dan, dat behoud niet opportuun is, dat klinkt beter. Het resultaat is overigens precies hetzelfde, alles wordt geruimd.
Nu is elk fysiek object een unieke bron van informatie over zijn vergane historie en als zodanig het analyseren waard. Bestudeer je zo'n artefact, dan kun je de lessen die het verleden ons heeft te leren, boven water krijgen. Je reduceert als het ware de fysieke objecten tot hun essentie - en daarna kunnen ze gewoon weg. Meer kunnen ze je niet geven.
Documentatie begint met vastleggen wat je ziet. Dat kan in geschreven woorden en in beelden, soms ook in gesproken woorden. Ogen wijd open, dito de geest. Geen vooroordelen ("bah, wat smerig"). Geen angst ("oei, wat hoog"). Een klein recordertje (vroeger noemden we dat een Dictafoon en woog het ding een paar kilo's), een digitale camera, een stapeltje papier om op te schetsen, meerdere pennen (je verliest er zeker een), een rolmaat, en dan maar rondkijken en onderzoeken. Til dingen op, bekijk ze van alle kanten. Waar diende het voor? Zie je sporen van gebruik? Leg alles wat je ziet of bedenkt vast in een lopende serie klad-aantekeningen.
Je begint vaak aan een documentatieproject zonder veel kennis van juist die bedrijfstak. Het was een papierfabriek, maar wat ze maakten? En hoe ze dat deden? Welke gebouwen staan er eigenlijk en welke functie hadden die? Hoe orienteer ik mij op het (vaak uitgestrekte fabrieksterrein? Wat is DAT nou voor installatie? Waarom geurt het hier zo merkwaardig?
Kortom. je valt gelijk in het diepe. Tamelijk verwarrend. Zorg dus, dat je jouw project tevoren goed plant en probeer een bepaalde strategie aan te houden. Werk van noord naar zuid (bijvoorbeeld), laat voorkomend licht bepalen wat je 's ochtends vroeg doet en wat in de middag. Dat geeft je houvast.
Al rondlopend en rondkijkend begin je door te krijgen hoe zaken in elkaar steken. Je begint de loop van het fabricageproces te begrijpen. Hier liggen nog een paar resterende looivaten, daar staat een oude droogmachine .... je bent duidelijk in een looierij. Kijk, daar staat een rijtje metaaldraaibanken en hier heb je de boorderij. Je krijgt, al beredenerend, inzicht in "hoe werkte het eigenlijk".
Zo doende kom je vanzelfsprekend de kantoren tegen, de tekenkamer, de T.D.-werkplaats, de kleine afdelingsbazenhokjes. Trek rustig laden en kasten open, maar zet alles weer systematisch terug. Eerst vertrouwd raken met "wat heb ik waar gevonden" en niet gelijk beginnen met "meenemen, dat zoek ik later wel uit". Tenzij natuurlijk grote haast geboden is en er anders materiaal verloren zou gaan.
Die tijdsdruk speelt trouwens toch wel vaak een rol. Ik heb bij al mijn documentatiewerk maar een paar projecten gekend, waar ik de tijd had om alles goed te bekijken, analyseren en samen te voegen tot een compleet en samenhangend beeld. Veel vaker stond de sloper me in de rug te porren: "schiet 'ns op, we gaan NU aan de gang". En dan begon het, hele staalconstructies werden met monsterhydrauliek verknipt. De brokken vielen met veel geraas rond me neer. Daar viel niets meer aan te herkennen. We noemen dit: een nood-documentatie. Vooral veel, heel veel, foto's maken en supersnelle schetsjes. Geen gemillimeter als de sloop in meters vordert.
Toch moet je je niet teveel laten opjagen. Vandaag zegt de slopersbaas "morgen begin ik hier" en dan staat dat deel van het complex er twee weken later nog steeds. Doet zich dat voor, herbezoek dat stuk dan en grijp de kans om het alsnog grondig(er) vast te leggen. Omgekeerd komt ook voor. Je arriveert 's ochtens en dan blijkt de loods waaraan je de vorige avond nog werkte - waar je in het halfdonker zo goed mogelijk aan de gang was - ja, die loods bestaat ineens niet meer - althans, het is die hoop puin daar. Dat is een tandenknarsende ervaring. "En je had me beloofd dat-ie nog zeker twee dagen zou blijven staan". Nietszeggende blikken zijn je deel.
Het eerste deel van jouw documentatieproject zit er bijna op. Je kent de weg in het complex, je hebt alles gezien en de meeste dingen in handen gehad. Je weet waar je (vermoedelijk) belangrijke dingen kunt vinden en je bent begonnen, de te redden materialen en objecten te verzamelen. Je hebt transport geregeld, en (tijdelijke) opslag van die zaken. Je hebt voor jezelf afgewogen wat je wel kunt afvoeren en wat niet. Die ene zware maar unieke freesbank - die zul je moeten laten staan, met erge pijn in het hart. Al die rollen tekeningen bij de T.D. - die neem je (nog zonder ze in detail te bekijken - allemaal mee. Kleinere objecten, zeg een Rollodex met indexkaartjes van alle gietmodellen, die neem je mee. Een stel zakken met monsters van de grondstoffen, die nog in hopen in het rond lagen. Gaan ook mee.
Zo zorg je, dat je zoveel mogelijk spul bij elkaar krijgt (en veiligstelt) waarmee je het volgende deel van het documentatieproject kunt uitvoeren.
Je hebt veilig gesteld wat je kon. De sloper is nu echt op dreef en het complex verdwijnt als sneeuw voor de zon. Nu kun je je concentreren op de verdere verwerking. Het uiteindelijk doel is "begrijpen". In concreto: een bedrijfsgeschiedenis, een bouwgeschiedenis, een beschrijvende fotocatalogus, een pakket CAD-tekeningen met bijbehorende toelichting, een kleine expo van geredde objecten, en - soms- een stuk "oral history", de bedrijfsgeschiedenis uit de mond van betrokkenen. Hulpmiddelen zijn literatuuronderzoek (naar productieprocessen, bijvoorbeeld), Internet-zoektochten (naar patenten, bijvoorbeeld), archiefonderzoek (Hinderwet- en Bouwvergunningen, bedrijfsarchief).
Dit is prachtig werk. Je snapt steeds beter hoe het bedrijf funcioneerde, maar ook waarom het uiteindelijk mis is gelopen. Je leert de personen kennen die een leidende rol hebben gespeeld in de Werdegang van "hun" bedrijf. Je kunt in gedachten rondlopen in het bedrijf (dat er niet meer is) en je ziet in gedachten de werkstukken op de machines staan, de klaar-voor-aflevering opgestelde stoommachine. Je bezoekt (in gedachten) de machinekamer en complimenteert de machinist met de standaard van onderhoud. Je betreedt zonder schroom (in gedachten) het directiekantoor en proeft het optimisme en de ondernemingslust en de dadendrang aldaar (of het gemis aan dito).
Als je alles zo ver hebt uitgewerkt, wordt het tijd om de verworven kennis te delen. Je schrijft een rapport, je maakt een set Internet-pagina's, je prepareert een pakket (beschreven) materialen die het Streekarchief ingaan, je organiseert een tentoonstelling - die vooral door oud-personeelsleden bezocht zal worden (een hele mooie methode om nog wat oral history te plegen). En dan is DIT project afgesloten. Het volgende wacht.
Ik heb de afgelopen ruim veertig jaar mij intensief bezig gehouden met dit soort projecten. Heb daarbij op dit gebied de nodige ervaring opgedaan. Ik stel mijn ervaring nog altijd graag ter beschikking voor advies en ondersteuning bij nieuwe projecten (steeds op free-lance projectbasis).